Email maakt je vreselijk naar je werk, en je zou het meer moeten negeren

Er is geen tekort aan vreselijke uitvindingen van tieners: Promocals, de condoom-snuivende uitdaging en oor-vapen komen voor de geest. Maar het meest catastrofale idee dat ooit door een vroegrijpe jonge geest ten vierde is bereikt, moet een e-mail zijn.

We zijn er zeker van dat de jonge uitvinder V.A. Shiva Ayyadurai - die de eerste code heeft gebouwd ((http://techland.time.com/2011/11/15/the-man-who-invented-email/) van wat e-mail is geworden bij de aanbesteding van leeftijd van 14 - betekende goed met zijn idee voor een "High Reliability, Network Wide, Electronic Mail System." Maar nieuw onderzoek van de Michigan State University, een van de eersten om de effecten van "e-mailafleiding" op managers, leiderschap te meten en productiviteit, is behoorlijk vernietigend.

Waarschijnlijk moeten we nu allemaal teruggaan naar het gebruik van snail mail en roterende telefoons terwijl we nog steeds de kans hebben.

Waarom e-mail zo contraproductief is

Die beoordeling lijkt misschien hard, maar de omvang van de e-mail die onze tijd en middelen afvoert, is eigenlijk behoorlijk alarmerend. Volgens de nieuwe krant, gepubliceerd in de Journal of Applied Psychology, we brengen bijna acht uur per week gewoon door terugwinnen van e-mailafleidingen. Dat is bijna een volledige werkdag, elke week besteedde opnieuw aandacht aan alles wat je probeerde te doen voordat je gewoon de Siren Song van Gmail moest beantwoorden.

"E-mail is handig, maar het kan storend en zelfs schadelijk worden als het te vaak of ten onrechte wordt gebruikt", zegt Russell Johnson, een professor in het management van Michigan State en de hoofdauteur van het artikel in een verklaring.

Het grootste probleem dat e-mail presenteert? Het heeft het potentieel om ons af te leiden van belangrijker dingen, met name voor managers. Als je baas te veel tijd aan e-mail besteedt, zijn de soorten taken die ze eerder verwaarlozen, dingen die gedrag van leiders worden genoemd en die eerlijk gezegd nogal belangrijk zijn.

"Leider gedrag heeft betrekking op het motiveren en inspireren van ondergeschikten, optimistisch praten over de toekomst of uitleggen waarom werktaken belangrijk zijn," legde Johnson uit. "Wanneer managers hun leiderschapsgedrag en structuurgedrag verminderen, is aangetoond dat de taakprestaties, werktevredenheid, organisatorische betrokkenheid, intrinsieke motivatie en betrokkenheid van medewerkers afnemen en de stress en negatieve emoties van werknemers toenemen."

Met andere woorden, managers die te veel tijd besteden aan e-mail besteden niet genoeg tijd aan het begeleiden van hun werknemers, wat de kwaliteit van het werk op vrijwel elke denkbare variabele vermindert, van hoeveel ze worden gedaan tot hoe gelukkig ze waren. Het blijkt dat we die motiverende peptalk veel meer nodig hebben dan we denken!

Gelukkig is hier een vrij eenvoudige oplossing om je e-mail volgens een schema te controleren. Er zijn belangrijke dingen in die inbox die we niet precies kunnen negeren, maar door onze e-mail volgens een schema te controleren, kunnen we die acht of zo uren per week verzachten, die we heen en weer schakelen tussen de twee, zonder dat belangrijk werk of herinneringen door de boel vallen barsten.