Werkvergaderingen zijn verschrikkelijk. Hier leest u hoe u ze beter kunt maken.

Wanneer ik probeer te begrijpen waarom vergaderingen zo hard zuigen, kan het helpen om de analogie van onze snel uitputtende visserij te gebruiken. Vissers hebben niet echt een stimulans om te stoppen met vissen en landen zijn het er niet helemaal mee eens wie verantwoordelijk moet zijn voor welke vissen onder hun jurisdictie vallen. En dus doet niemand er alles aan om de situatie te verbeteren, naar alle waarschijnlijkheid het beroven van toekomstige generaties van de kans om te smikkelen op de pittige tonijnrolletjes en gegrilde zwaardvisjes die we in zo'n grote overvloed hebben genuttigd.

De cultuur rondom werkvergaderingen lijdt aan een soortgelijk probleem. Hoewel de meeste vergaderingen een de-facto leider hebben, iemand die de show leidt, is het nooit de taak van die persoon om 'erachter te komen hoe goede vergaderingen te leiden.' Mensen hebben ook de huidige stand van zaken geaccepteerd als onvermijdelijk: we weten dat vergaderingen zuigen, ze zijn ' heb altijd gezogen, dus waarom tijd verspillen om ze beter te maken? Als gevolg daarvan zijn ze onze schema's blijven invullen in een soort van werkplaatstragedie van de commons.

"Het is een vanzelfsprekende omgeving", vertelt Joseph Allen, een professor in de industriële en organisatiepsychologie aan de Universiteit van Nebraska in Omaha, Inverse. "We weten dat we ze moeten hebben, maar we stoppen niet veel energie achter hen. En tenzij iedereen in de vergadering moeite doet om het beter te maken, zal het niet veranderen … en het is vreemd als iemand ze probeert te verbeteren."

Omdat ons vermogen om met elkaar te communiceren in de loop van de jaren is verbeterd, is de hoeveelheid tijd die we besteden aan vergaderingen in een ironische draai juist toegenomen. Medewerkers besteden nu gemiddeld 23 uur per week aan vergaderingen, tegen minder dan 10 in de jaren zestig. Eenenzeventig procent van de senior managers onderzocht in een recente studie aangehaald door de Harvard Business Review zei dat ze vergaderingen inefficiënt en onproductief vonden. Bijna evenveel vergaderingen hielden hen ervan weerhouden hun werk gedaan te krijgen. Allen, die samen met een aantal collega's aan de Clemson University onlangs een uitgebreide beoordeling van bijna 200 onderzoeksartikelen over vergaderingen voltooide, zegt dat het te veel uren zijn. Hun bevindingen zijn onlangs in het tijdschrift gepubliceerd Huidige richtingen in Psychological Science.

Het feit dat vergaderingen vaak vervelend of onnodig zijn, betekent niet dat ze niet essentieel zijn.

"We moeten mensen met verschillende informatie over het probleem bij elkaar brengen om een ​​hopelijk innovatieve en creatieve oplossing te vinden", vertelt Allen omgekeerde. "Vergaderingen stellen ons in staat om samen te werken, ons te helpen de middelen te krijgen die we nodig hebben voor een project, om beslissingen te nemen. Ze zijn echt heel belangrijk. Maar we moeten heel voorzichtig zijn met overmatig gebruik."

Een ander probleem met vergaderingen is dat ze, ondanks hoe frustrerend en essentieel ze echt zijn, eigenlijk niet zo goed bestudeerd zijn. Voor zijn recensie over het onderwerp, Allen en zijn team onderzocht elk papier dat ze konden vinden dat is geschreven sinds 2006, iets minder dan 200. Dat lijkt veel, maar als je bedenkt dat er meer dan 1.000 artikelen zijn gepubliceerd over het onderwerp leiderschap sinds vorig jaar alleen, en je begint je te realiseren dat we eigenlijk niet zoveel weten over hoe we een goede vergadering moeten leiden zoals we waarschijnlijk zouden moeten doen.

Gelukkig zijn de ongeveer 200 onderzoeken die Allen en zijn team hebben onderzocht deed bieden enige begeleiding over hoe we vergaderingen een beetje beter kunnen maken.

Omhels de beleefdheidsuitnodiging

Allen zegt dat studies suggereren dat we meer gebruik moeten maken van een beleefdheidsuitnodiging. Een van de grootste problemen met vergaderingen komt eigenlijk voort uit goede bedoelingen; we hebben de neiging om te veel mensen uit te nodigen die daar niet hoeven te zijn. Onoplettende, verveelde deelnemers ontmoeten vergif, maar tegelijkertijd wil je ook niet iemand uitsluiten die een meer genuanceerde of verrassende reden heeft om in de kamer te willen zijn. Om dit probleem op te lossen, stelt Allen voor om de beleefdheidsuitnodiging te omhelzen: een uitnodiging waarbij je heel expliciet erkent dat je ze alleen als een beleefdheid uitnodigt en dat ze deze waarschijnlijk kunnen overslaan. Mensen houden ervan vergaderingen over te slaan.

Kill het statusrapport

Er is een heel genre van vergaderingen dat ongelooflijk gebruikelijk is en geen doel dient, zegt Allen: de "round robin," "hier is wat iedereen van plan is" statusrapport waar mensen in een cirkel rondgaan en uitleggen wat ze zijn om de voortgang van een bepaald project te delen of te delen. Dit soort informatie moet elektronisch worden gedeeld en iedereen uitnodigen om het te verwoorden is tijdverspilling. Zoals Allen het bondig formuleerde: "Tenzij het verbonden is aan een project, hebben we die ontmoeting niet nodig."

Quash Klachten, maar geen grappen

Zodra er een vergadering plaatsvindt, suggereren de bevindingen van Allen dat het eigenlijk vrij belangrijk is om ruimte te creëren voor humor. Lachen helpt mensen bij het gesprek te betrekken, wat de deelname bevordert (wat tenslotte het hele punt is van een ontmoeting in de eerste plaats.) Allen zeggen dat er een behoorlijk groot gevaar is om te klagen, wat behoorlijk kan lijken onschadelijk ("Wist u dat? zien het verkeer op 95 vandaag? ") maar kan gevoelens van onthechting en hopeloosheid bevorderen.

Wees niet laat

Terwijl vergaderingen waar niemand spreekt, of waar één persoon het gesprek domineert duidelijk problematisch zijn, zegt Allen dat het onderzoek aangeeft dat verreweg het meest verraderlijke probleem met vergaderingen vertraging is. Hoewel "op tijd zijn" lijkt een vrij voor de hand liggende protocol, de omvang waarbij een persoon die slechts zes minuten te laat is voor een bespreking het hele gebeuren kan ontsporen, is eigenlijk best schokkend. Een van de onderzoeken die Allen en zijn team onderzochten, probeerde bijvoorbeeld verschillen te vinden in de culturele attitudes rond de late periode in China, Chili, Italië, de VS, Duitsland en Nederland. Dit zijn allemaal behoorlijk verschillende werkculturen, met verschillende waarden rond werk, en het team van Allen verwachtte daarom culturele verschillen te vinden in termen van hoe belangrijk punctualiteit was. Dat deden ze helemaal niet.

"Er is een dramatische consistentie in de frustratie om te laat op vergaderingen te verschijnen," zegt Allen. "Je zou denken dat de landcultuur, hun thuisleven, wie ze zijn als persoon hun evaluatie van de ontmoetingservaring zou beïnvloeden, maar wat we ontdekten is dat er, samen met de globalisering van de economie, een globalisering is geweest van dit soort kantooromgeving."

In deze verdeeldheidwekkende, gepolariseerde tijden, een van de weinige dingen die we hebben allemaal hebben gemeen dat we willen dat mensen onze tijd respecteren. En als je te laat bent, zitten mensen daar niet alleen en stoven ze rond waar ze liever zijn; ze cultiveren ook kwade gevoelens over niet alleen deze ontmoeting maar alle vergaderingen die in de toekomst opkomen. Met andere woorden, als je te laat bent voor een vergadering, ruïneer je die bijeenkomst niet alleen voor de mensen daar, maar je helpt hun eigen concept van bijeenkomsten in de eerste plaats te verpesten. Dat doet me denken, ik zou waarschijnlijk moeten jagen.

Dit is een aangepaste versie van onze Strategie nieuwsbrief, een wekelijks overzicht van de meest relevante financiële, carrière- en leefstijladviezen die u nodig heeft om uw beste leven te leiden. Ik ben James Dennin, innovatie-editor bij omgekeerde. Als u vragen over geld of carrière heeft die u hier graag beantwoord wilt zien, e-mail me dan op [email protected] - en geef Strategie door met deze link!